July 24, 2025
Chaque année, la gestion de dossiers étudiants relève un vrai défi administratif pour les établissements d’enseignement supérieur. En 2024, plus de 950 000 candidats Parcoursup ont déposé un dossier Parcoursup, générant pas moins de 5 Millions de pièces justificatives à traiter. Cette charge surdimensionnée mobilise des équipes entières pendant plusieurs semaines, au détriment de missions à plus forte valeur ajoutée. Actuellement, les établissements s’appuient encore sur des méthodes manuelles pour la saisie et la vérification des dossiers, avec parfois une externalisation partielle. Cette organisation alourdit les couts opérationnels et accroît le risque d’erreurs.
Mais aujourd’hui, grâce a des outils utilisant l’IA, il est possible d’automatiser une grande partie de ce traitement.
À la clé ? Obtenir un gain de temps sur la saisie et la vérification des documents, ainsi qu’une réduction drastique du risque d’erreur humaine.
Plusieurs tendances contribuent à l’explosion du volume de documents à gérer dans le cadre des admissions :
Un grand nombre d’employés sont concernés par le traitement et la gestion des documents des étudiants lors de la période d’admission. La période de pic de surcharge est de mai à septembre, avec un double flux de candidatures et d’inscriptions. C’est à ce moment que les établissements d’enseignement supérieurs doivent mobiliser leurs équipes et meme parfois externaliser leurs activités.
Les gestionnaires administratifs des établissements supérieurs font donc face à différents problèmes du au flux élevé de documents.
Le nombre élevé de pièces totales et par étudiant peut provoquer des erreurs humaines tel que des oublis de documents, des erreurs de frappe et de ressaisie manuelle par exemple. Les employés sont également confrontés a des risques de doublons et sont rapidement submergés par les nombreuses informations.
La pression pour respecter les calendriers d’admission est élevée, d’autant plus que les délais sont rallongés par les erreurs, les relances et les vérifications faites manuellement. Les équipes en charge du traitement des dossiers étudiants priorisent donc ces taches, ce qui les empêche de fournir des aides et réponses rapides aux étudiants.
Il peut aussi être difficile d’avoir une vue d’ensemble et en temps réel sur où en est chaque dossier. La gestion manuelle des dossiers créer un manque d’indicateurs et de reporting précis pour piloter les admissions et obtenir des suivis de dossier rapides.
Des problèmes de conformité avec le RGDP peuvent survenir. En effet, les documents d’admission engendrent une gestion de données sensibles, incluant notamment des informations bancaires, bourses ou documents relatifs à la santé. La traçabilité des traitements peut être compromise, et avec une gestion manuelle, les établissements s’exposent à de plus grands risques en cas de cyberattaque ou de fuite de données.
L’intelligence artificielle, et plus précisément les solutions d’IDP (Intelligent Document Processing), permettent aujourd’hui d’automatiser de nombreuses étapes fastidieuses du traitement des dossiers d’admission.
Ces outils utilisent des technologies avancées comme la reconnaissance automatique de documents (OCR), le classement intelligent et l’extraction automatique de données pour lire, analyser et organiser les documents des candidats, quel que soit leur format (PDF, images scannées, formulaires en ligne, etc.).
Voici comment cela fonctionne concrètement :
L’IA identifie automatiquement les différents types de documents (diplômes, pièces d’identité, justificatifs de domicile, etc.) dès leur réception, sans intervention humaine. Chaque document est ensuite trié dans la bonne catégorie.
Les outils IDP repèrent et extraient de manière fiable les données essentielles contenues dans les documents (nom, numéro d’étudiant, résultats, informations bancaires, etc.), évitant ainsi toute ressaisie manuelle.
L’IA vérifie que chaque dossier contient toutes les pièces requises. Elle peut aussi signaler les doublons ou les documents manquants, permettant aux équipes de réagir rapidement.
Les solutions assurent un traitement conforme aux exigences du RGPD : traçabilité des actions, chiffrement des données et stockage sécurisé dans des environnements certifiés.
Les responsables des admissions ont accès à un tableau de bord clair et détaillé, leur permettant de suivre l’avancement des dossiers en temps réel, de prioriser les actions et de disposer de statistiques précises pour mieux piloter la campagne d’admission.
Letxbe est une solution d’intelligence artificielle spécialisée dans le traitement intelligent de documents complexes, IA souveraine, IA française, conforme RGPD, parfaitement adaptée aux besoins du secteur éducatif. Elle combine les forces de l’IA générative (pour comprendre le contenu libre) et de l’IA supervisée (pour assurer précision et rigueur), offrant ainsi une solution robuste pour automatiser la gestion de dossiers étudiants.
Parmi ses fonctionnalités clés, on retrouve :
Letxbe est conçue pour traiter tous types de formats : scans, photos, PDF de qualité variable. Elle permet aux établissements de rester efficaces, même en période de forte affluence, tout en garantissant un haut niveau de conformité, de sécurité et de traçabilité.
Vous envisagez d’automatiser la gestion des dossiers étudiants avec LetXbe ? Voici une approche en quatre étapes clés, pour déployer la solution rapidement, en toute sécurité et avec un impact immédiat.
Tout commence par une analyse de votre organisation actuelle.
L’objectif : bien comprendre vos besoins et vos contraintes pour un déploiement ciblé et efficace.
Cet audit rapide permet d’aligner la solution LetXbe sur vos spécificités.
LetXbe propose une phase pilote express, conçue pour obtenir des résultats concrets dès le premier mois :
Ce POC démontre la valeur ajoutée immédiate de la solution, avant même un déploiement global.
Une fois les performances validées, LetXbe accompagne une montée en charge maîtrisée :
Cette approche permet d’absorber progressivement les volumes, tout en formant les équipes à leur rythme.
Dernière étape : généralisation de l’outil à l’ensemble des services, avec un accompagnement dédié :
Grâce à cette méthode structurée, LetXbe garantit un déploiement rapide, mesurable et sans interruption de vos activités. Résultat : une automatisation opérationnelle dès les premières semaines, avec un ROI clair.
LetXbe a été conçue pour répondre aux plus hautes exigences en matière de protection des données, dans le strict respect du RGPD.
Toutes les données liées aux dossiers étudiants sont traitées selon les principes de minimisation, de sécurité et de traçabilité, avec un registre systématique des traitements.
Les informations sont chiffrées, aussi bien au repos que lors des transferts, et les sauvegardes sont réalisées quotidiennement dans des datacenters situés exclusivement en Union Européenne.
La solution intègre une gouvernance stricte : contrôle des accès, audits de sécurité réguliers et infrastructures certifiées.
Une approche qui garantit une gestion sécurisée et conforme des données d’inscription, tout en offrant transparence et sérénité aux établissements
Un établissement supérieur en pleine campagne d’admission. Chaque candidat doit fournir un ensemble de pièces justificatives : pièce d’identité, diplômes, relevés de notes, attestation de bourse… Un flux hétérogène, souvent désorganisé, qui mobilise lourdement les services administratifs.
Avec LetXbe, dès réception, les documents sont traités automatiquement par Letxbe :
Résultats observés dans ce scénario :
Grâce à Letxbe, ce type de processus complexe devient fluide, sécurisé et pilotable, tout en allégeant la charge des services concernés. Ce scénario illustre parfaitement la manière dont l’IA, bien intégrée, transforme une contrainte chronophage en avantage stratégique pour les établissements.
