December 15, 2025

Sinistres, pics de charge et IA : comment une compagnie d’assurance a automatisé la gestion des emails ?

Sinistres, pics de charge et IA : comment une compagnie d’assurance a automatisé la gestion des emails ?

La gestion de sinistres est un véritable défi pour les compagnies d’assurance, notamment avec les pics de charge de sinistres climatiques en outre-mer générés par les cyclones, inondations ou tempêtes tropicales. Ces événements mettent à rude épreuve les équipes back-office.

Pour y répondre, une grande compagnie d’assurance présente sur six territoires ultramarins (Réunion, Mayotte, Antilles-Guyane, Polynésie française, Nouvelle-Calédonie, Saint-Pierre-et-Miquelon) a modernisé son organisation grâce à la solution Letxbe, un outil IA spécialisé dans le traitement automatisé des sinistres et l’automatisation back office assurance.

Des back-offices ralentis par des assureurs submergés d’emails

Dans les zones à fort risque climatique, chaque catastrophe engendre un pic de charge de sinistres, avec des dossiers complexes et un volume massif d’emails.

Avant l’arrivée de Letxbe, les équipes étaient débordées d’emails, et le processus de gestion des sinistres était long, manuel et difficilement scalable :

Un back-office assurance dépassé par les flux d’emails entrants

Chaque déclaration de sinistre générait :

  • Des échanges massifs entre assurés, experts, avocats et agents
  • Le tri manuel des emails
  • La lecture et l’analyse de chaque message pour identifier le type de sinistre
  • L’extraction des informations clés pour saisie dans l’outil de gestion

Résultat : lors des périodes de forte charge, les délais de traitement s’allongeaient et les équipes étaient submergées, impactant négativement la satisfaction des assurés.

Conséquences des pics de charge sur la satisfaction client et les coûts pour les assureurs

  • Dossiers sinistres en attente pendant plusieurs jours
  • Assureurs surchargés
  • Sous-traitance coûteuse et difficile à mobiliser en urgence
  • Retard sur les délais d’indemnisation

La compagnie d’assurance devait trouver une solution pour absorber les pics de charge liés aux sinistres météorologiques, tout en optimisant ses processus internes.

Comment un agent IA permet l’automatisation intelligente des emails de sinistres en assurance

Pour répondre à ces enjeux, l'assureur a déployé Letxbe, un Agent IA capable de traiter les mails et les dossiers sinistres de manière intelligente et automatisée, réduisant les erreurs et accélérant le traitement de masse des sinistres.

Quelles sont les actions réalisées automatiquement par l'IA pour la gestion des sinistres ?

Letxbe permet :

  • Identification de l’expéditeur : assuré, expert, avocat ou agent
  • Classification intelligente des emails en 16 catégories : déclaration, rapport d’expertise, contentieux, pièces complémentaires, relances…
  • Extraction automatique des informations essentielles : numéro de sinistre, type de dommage, SLA, deadlines
  • Injection directe dans l’outil de gestion pour créer ou enrichir automatiquement les dossiers
  • Structuration complète du dossier avant intervention humaine

Chaque gestionnaire reçoit ainsi un dossier pré-analysé, structuré et prêt à traiter, même lors des pics d’activités de sinistres en outre-mer.

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Après Letxbe : une gestion des sinistres plus rapide et plus fiable lors des pics de charge

1. Réduction drastique des délais de traitement des sinistres

Les gestionnaires passent de plusieurs heures par jour à quelques dizaines de minutes seulement, grâce à l’optimisation des workflow en assurance.

2. Absorption des pics de charge multipliée par 3

L’Agent IA permet de gérer plus de 1 000 emails par jour, même en cas de sinistres climatiques majeurs comme Irma ou Chido, sans recruter de personnel supplémentaire.

3. Concentration des gestionnaires sur les tâches à forte valeur ajoutée

Les assureurs peuvent se focaliser sur :

  • L’analyse des sinistres complexes
  • La gestion proactive des sinistres climatiques
  • La relation client et l’accompagnement humain des assurés

4. Amélioration de la satisfaction client lors des pics de charge en assurance

Grâce à Letxbe, la compagnie assure :

  • Une réponse rapide aux assurés
  • Une fluidité dans le traitement des mails en assurance
  • Une prise en charge plus humaine dans des situations critiques

Perspectives : vers une automatisation avancée des sinistres et transformation digitale en assurance

La solution IA Letxbe ouvre la voie à des innovations :

  • Automatisation complète des sinistres simples, du mail jusqu’à la clôture
  • Suivi précis des indicateurs : délais de première réponse, charge par gestionnaire, vitesse de traitement
  • Constitution d’un historique des pics de charges en assurance pour anticiper les catastrophes futures

Letxbe contribue à la transformation digitale en assurance, en permettant de documenter et d’optimiser la gestion proactive des sinistres.

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